Vous avez reçu l’avis de vérification, accepté la date de première intervention ou convenu d’un rapport. Idéalement, vous avez déjà fait un point avec vos conseils. Vous êtes donc prêt pour le début du contrôle.

1. La première intervention

La première intervention aura généralement lieu au siège social de votre entreprise : il s’agit pour le vérificateur de constater par lui même vos conditions d’exercice (locaux, moyens humains, etc). Il souhaitera probablement par ailleurs que vous lui fassiez faire le tour du propriétaire pour avoir une vue d’ensemble de votre mode de fonctionnement. 

Si peu de règles encadrent cette première intervention, celle-ci se déroulera généralement selon les modalités suivantes :  

• Le but de la première intervention est essentiellement d’être une “prise de contact” : le vérificateur vous demandera, avant toute chose, de lui faire une description de votre activité. Il s’intéressera à l’historique de votre activité et aux éventuelles difficultés que vous pourriez rencontrer, aux fournisseurs et à votre clientèle, à la répartition des tâches au sein de votre entreprise. Tachez de lui expliquer le mieux possible ces modes de fonctionnement. Certaines entreprises diffusent par la même occasion des powerpoints, ou distribuent des plaquettes présentant leur entreprise. 

Le vérificateur aura, de fait, généralement eu un premier contact avec votre activité car il aura visité votre site internet et vérifié votre présence sur les réseaux sociaux. Attention donc à la conformité de vos explications avec vos publications en ligne  ! 

• Aucune règle ni n’impose au vérificateur de vous détailler s’il a des points particuliers à vérifier ou la raison de la sélection de votre dossier. Selon les motivations de la sélection, il pourra néanmoins partager avec vous les points d’attention dès la première intervention pour entendre vos observations sur ces points.  

• Il réceptionnera vos fichiers des écritures comptables et vous remettra un procès verbal de remise de comptabilité. Ce document, important, vous couvre d’amendes et rectifications relatives à une non présentation de la comptabilité : il n’est pas une garantie cependant de la conformité et de l’exploitabilité de celle-ci, et des réserves pourront être apportés ultérieurement. 

• Il vous avisera des premières pièces à préparer : généralement, statuts, procès verbaux d’assemblée générale, organigrammes internes et groupes, parfois un kbis.

• Le vérificateur vous avisera de la possibilité de régulariser les manquements constatés et non assortis de pénalités avant la fin de la vérification, ce qui entrainera un engagement à payer les rappels sous 30 jours mais diminuera les intérêts de retard d’un tiers. 

Vous établirez ensuite un calendrier des prochaines interventions.  

Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de demander à ce que les interventions se fassent au sein du cabinet comptable. L’administration est également de plus en plus ouverte à un contrôle de plus en plus (mais pas totalement) en distanciel.  L’essentiel à retenir dans le choix de ces options de rencontre est le suivant : les rappels doivent être, sauf cas exceptionnel, être soumis au principe du contradictoire. Vous ne devez donc pas être privés de rencontre avec le vérificateur et de dialogue avec lui. Le vérificateur doit vous exposer au fur et à mesure de son contrôle les doutes, difficultés qu’il constatera à l’examen de votre difficulté et les rappels envisagés afin de vous laisser le temps de fournir des explications et justificatifs. 

Ne cherchez donc pas à fuir par tout prétexte le contact avec le vérificateur et veuillez le rencontrer régulièrement au cours du contrôle, ou à demander à votre conseil avocat fiscaliste de le faire pour vous. Vous pouvez également, si votre calendrier ne permet pas d’être systématiquement présent, mandater quelqu’un au sein de votre entreprise ou votre expert comptable pour vous représenter au sein du contrôle, ou demander à ce que les points d’étapes se fassent en visioconférence. 

2. Les autres interventions 

Chaque vérificateur, chaque brigade a ses fonctionnements qui lui sont propres.  

Généralement, le vérificateur s’il vient dans votre entreprise, sollicitera un bureau à l’écart, dans lequel il pourra consulter factures, contrats, ou tout autre document ayant un rapport avec l’objet de la vérification.  

Le vérificateur ne peut solliciter que des documents qui ont un rapport direct ou indirect avec l’établissement de vos déclarations fiscales.  

A la fin de l’intervention, le vérificateur fera généralement un point d’étape avec vous, vous indiquant ce qu’il a remarqué, et les documents à lui préparer pour la prochaine intervention.  

Si pour lui des rappels sont certains, n’hésitez pas à lui demander avant un avis estimatif des conséquences financières pour votre entreprise, et à communiquer rapidement avec vos conseils pour évaluer vos marges de manoeuvre. 

Vous devez, en tout cas, impérativement savoir à quoi vous en tenir avant la réunion de synthèse du contrôle fiscale. 

1. 3. La conclusion du contrôle  

Comme il l’a été précisé, il est fondamental d’avoir, dès avant la réunion de synthèse, une idée claire des rappels envisagés. Un vérificateur qui aura bien respecté le principe du contradictoire devra, en fait, simplement faire un rappel de tout ce qui vous a été exposé précédemment. Ces mentions n’ont pas à être chiffrées à l’euro près, mais vous ne devez en aucun cas découvrir de nouveaux motifs de rappels lors de cette réunion. Faute de quoi, il est possible que le principe du contradictoire n’ait pas été respecté. 

À noter que la réunion de synthèse n’est pas codifiée et n’a pas d’existence réelle dans le BOFIP ou le Livre des Procédures Fiscales. Elle n’est donc pas obligatoire, même si elle est pratiquée dans la majeure partie des cas, le vérificateur ayant besoin, pour la bonne tenue du contrôle, que les conclusions du contrôle vous soient notifiées oralement avant la proposition de rectification, de sorte à éviter les recours inutiles. 

Si vous deviez échapper à la réunion de synthèse, de votre propre initiative par exemple, ce n’est pas nécessairement un avantage. Bien que cette réunion ne soit pas obligatoire, elle joue un rôle crucial dans la transparence et la compréhension des conclusions du contrôle fiscal. En effet, elle permet de clarifier les points soulevés et d’assurer que toutes les parties ont bien compris les ajustements proposés.  

Cependant, en cas d’absence de rectification, la réunion de synthèse peut ne pas se tenir, car elle perdrait alors son objet principal. Elle peut être néanmoins l’occasion de négocier une garantie fiscale pour éviter des rappels ultérieurs sur des sujets déjà examinés !  

En tout cas et pour optimiser cette réunion, il est recommandé : 

• Une préparation minutieuse : Avant la réunion, examinez tous les documents et les échanges antérieurs avec le vérificateur. Identifiez les points de désaccord ou les éléments nécessitant des éclaircissements. Prenez l’attache de votre conseil ! 

• Prendre des notes détaillées : Durant la réunion, notez soigneusement tous les points abordés. Cela vous permettra de suivre les motifs de rappel et de vous assurer qu’il n’y a pas de surprises postérieures. Si, de fait qu’elle ne soit pas réellement codifiée, des rappels non énoncés antérieurement peuvent être ponctuellement annoncés en réunion de synthèse, si ceux ci ne sont pas annoncés en réunion de synthèse, leur présence dans une proposition de rectification pourrait constituer un manquement au contradictoire! Les motivations du vérificateur doivent être correctement exposés. N’hésitez pas ensuite à les transmettre à votre conseil si celui ci n’a pu être présent. 

• Poser des questions : Assurez vous d’avoir bien compris les points juridiques et bases de calcul des rappels ! Vous ne serez pas nécessairement d’accord avec la DGFIP, néanmoins, la bonne compréhension de sa logique est indispensable, ne serait-ce que pour pouvoir la contester plus tard. 

En conclusion, bien que la réunion de synthèse ne soit pas une obligation légale, elle reste une étape essentielle dans le processus de contrôle fiscal. Elle assure une communication transparente et permet de clarifier les points de désaccord éventuels, contribuant ainsi à un règlement plus serein des contrôles fiscaux. 

Et surtout, elle est la dernière opportunité pour vous de bénéficier de la procédure de régularisation du L62 du Livre des Procédures Fiscales… qui fera l’objet du prochain billet.